FGTS Digital: novo sistema obrigatório a partir de janeiro de 2024
Adriano Rodrigues Santos
Regulamentado pela Portaria nº 3.211/2023 publicada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (“MTE”), o FGTS Digital, sistema voltado para o gerenciamento dos diversos processos relacionados ao cumprimento da obrigação de recolhimento do FGTS e que irá substituir o atual sistema Conectividade Social, promete facilitar o cumprimento da referida obrigação e assegurar que os valores devidos aos trabalhadores sejam individualizados.
Quanto ao funcionamento da nova ferramenta de gestão, cabe destacar que será integrada ao eSocial, de modo que os valores devidos do FGTS serão calculados utilizando as informações declaradas neste último, cujos débitos são individualizados desde a origem, havendo, portanto, maior grau de confiabilidade, segurança e controle do processo de cumprimento da obrigação.
Desse modo, o próprio eSocial calculará as bases de FGTS considerando as rubricas que são declaradas e cadastradas pelo empregador, definindo se haverá ou não incidência de FGTS. Assim, havendo a necessidade de pagamento de diferenças ou retificação de dados, estes deverão ser realizados no eSocial, tendo em vista que o sistema original gerou o recolhimento do FGTS.
Segundo o MTE, dentre os principais benefícios a serem alcançados com o FGTS Digital, destacam-se os seguintes:
> Eliminar burocracias e custos adicionais;
> Diminuir os custos operacionais incorridos pelo FGTS;
> Reduzir as despesas com tarifas pagas à rede arrecadadora do FGTS;
> Digitalizar serviços (agilizar e automatizar procedimentos);
> Melhorar os serviços voltados para trabalhador e empregador;
> Promover a integração de ambientes e facilitar o acesso e gerenciamento de informações;
> Garantir segurança, integridade e confiabilidade aos dados e informações armazenados e processados;
> Diminuir a postergação da arrecadação anual do FGTS;
> Fornecer informações para direcionamento de ações e tomada de decisões estratégicas;
> Melhorar gestão, controle e transparência dos processos;
> Facilitar a comunicação entre Administrados e Administração;
> Permitir que os atores relacionados ao recolhimento do FGTS possam ter acesso aos dados e informações necessários para o exercício pleno de suas competências.
Além disso, o novo sistema irá proporcionar inúmeras facilidades, tanto para o empregador quanto para o empregado, tais como, a emissão de guias rápidas e personalizadas, podendo, inclusive, promover o recolhimento de diversas competências em documento único; consulta de extratos de pagamentos realizados; verificação de débitos em aberto; individualização dos extratos de pagamento; pagamento da multa indenizatória a partir das remunerações devidas de todo o período trabalhado, dentre outras. Todas essas novidades permitirão a redução de custos operacionais e tempo gasto nestas atividades.
Corroborando com a promessa de agilidade e diminuição de burocracia, o PIX, mecanismo de pagamento eletrônico instantâneo, foi escolhido como a ferramenta de pagamento das guias emitidas pelo FGTS Digital, otimizando o processo de cumprimento da obrigação.
Outra importante novidade se refere ao prazo para recolhimento do FGTS, atualmente limitado até o 7º (sétimo) dia do mês seguinte ao da competência. Com a entrada em vigor do FGTS Digital, o referido prazo passará a ser até o 20º (vigésimo) dia, nos termos da Lei nº 14.438/2022. Desse modo, considerando que o FGTS Digital entrará em vigência na competência janeiro de 2024, a primeira guia emitida pelo novo sistema terá como data de vencimento o dia 20 de fevereiro de 2024.
Ainda, com o objetivo de facilitar a transição para o novo sistema que será implementado a partir do próximo ano, foi estabelecido um período de testes não obrigatório, denominado “produção limitada” entre agosto e novembro de 2023, em que os empregadores poderão utilizar dados reais dos empregados, podendo simular a emissão de guias e demais funcionalidades do sistema, bem como conferir se os dados declarados no eSocial correspondem aos que constam no FGTS Digital.
O período de testes do FGTS Digital será finalizado em 10 de novembro de 2023, data em que se iniciará a preparação do sistema para entrada da operação efetiva em 1º de janeiro de 2024.
Cabe destacar que, a partir da entrada em vigor do novo sistema, todos os empregadores obrigados ao recolhimento de FGTS deverão utilizar a plataforma. Desse modo, somente será permitida a apuração e recolhimento do FGTS através do FGTS Digital, não sendo autorizada a declaração/recolhimento como ocorre atualmente, de forma simultânea pelos dois sistemas.
Nesse sentido, é necessário que os empregadores se preparem para a referida mudança, especialmente no que se refere às medidas abaixo:
> Adequação do limite de transações via PIX, considerando a exclusividade da ferramenta para os pagamentos, visando evitar restrições e perda do prazo de vencimento;
> Regularização do cadastro da empresa no sistema gov.br (utilizado para acesso ao FGTS Digital), bem como a emissão de procuração e/ou substabelecimento em caso de manuseamento do sistema por contabilidade externa, RH, dentre outros;
> Conferência dos dados declarados no eSocial, especialmente no tocante às rubricas de lançamento, evitando que o novo sistema apure o FGTS sobre valores incorretos.
Mais informações sobre o tema podem ser obtidas com a equipe trabalhista do VLF Advogados.
Adriano Rodrigues Santos
Advogado da Equipe Trabalhista do VLF Advogados
(1) BRASIL. Lei nº 14.438, de 24 de agosto de 2022. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/lei/L14438.htm. Acesso em: 24 out. 2023.
(2) Caixa Econômica Federal. FGTS DIGITAL. Disponível em: https://www.fgts.gov.br/Pages/sou-empregador/fgts-digital.aspx. Acesso em: 24 de out. 2023.
(3) Ministério do Trabalho e Emprego. Conheça o FGTS Digital. Disponível em: https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/servicos/empregador/fgtsdigital/conheca-o-fgts-digital. Acesso em: 24 out. 2023.
(4) Ministério do Trabalho e Emprego. Portaria nº 3.211, de 18 de agosto de 2023. Disponível em: https://www.fgts.gov.br/Documents/Portaria_MTE_n_3211_18_agosto_2023.pdf. Acesso em: 24 out. 2023.
(5) Ministério do Trabalho e Emprego. Edital nº 1/2023. Disponível em: https://www.fgts.gov.br/Documents/Edital_n_1_2023_DOU_Imprensa_Nacional.pdf. Acesso em: 24 out. 2023.
